Il progetto Financial Management System
Un diverso approccio alle vocazioni, l’invecchiamento degli appartenenti alla Congregazione, nonché una maggiore difficoltà a reperire fondi rispetto al passato, sono solo alcune tra le grandi sfide che gli Enti Religiosi si trovano ad affrontare nel nuovo contesto globale. Questa pagina nasce con l’idea di raccontare come un progetto di change management abbia completamente modificato la prospettiva con cui una Congregazione religiosa guardava al proprio futuro.
È stato necessario ripensare completamente le modalità di elaborazione e gestione dei dati contabili, creando criteri condivisi per garantire un approccio omogeneo e accurato in tutte le Province (23 Paesi in 5 differenti continenti) in cui opera la Congregazione.
Si è trattato di un lavoro enorme, che ha permesso al Leadership Team di comprendere, finalmente, la reale situazione finanziaria ed economica della sua struttura. Non solo, l’implementazione di un Financial Management System, oggi, consente alla Congregazione di prendere le decisioni strategiche che ritiene più adeguate per raggiungere i propri obiettivi umanitari e pastorali.
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Perché nasce il progetto – Punto di Partenza
Il Progetto ha preso la sua forma grazie alla visione del Leadership Team della Congregazione ed è riuscito a partire grazie al decisivo supporto di uno sponsor che ha creduto e investito importanti somme per la riorganizzazione del Finance Office e creare le condizioni per formare le risorse interne alla stessa.
Tutto nasce dall’esistenza all’interno della Congregazione di vari fattori di debolezza, tra cui la carenza delle competenze delle risorse che si occupavano di elaborare i numeri e la mancanza di qualsiasi procedura interna per gestire le informazioni contabili.
Nella fase di elaborazione previsionale, il processo di Budget copriva solo le comunità e non includeva gli istituti scolastici e le attività di ministero. La Congregazione, a livello centrale, elaborava le informazioni ricevute utilizzando un rudimentale piano dei conti che portava ad errori significativi sia nel processo di bilancio sia nel consolidamento dei conti. Le competenze del Finance Office centrale non permettevano nemmeno di comprendere eventuali mancanze nelle informazioni provenienti dalle altre Province.
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Raccomandazioni Advisory Esterni
Queste considerazioni sono state esaminate in un rapporto elaborato da una nota società di consulenza inglese, che, tra il 2010 e il 2012, ha analizzato e fatto emergere i fattori di debolezza della Congregazione.
Nelle conclusioni di tale lavoro, si legge: “Il problema più significativo emerso dalla nostra analisi è il fallimento di molte province nel riuscire a produrre conti/numeri consolidati adeguati, in cui tutte le entrate, le spese e i costi e ricavi straordinari siano stabiliti chiaramente e rispondano alla linea di indirizzo fornita dal Leadership Team.”
In particolare: “la pratica diffusa di creare un’immagine errata e fuorviante sulla posizione finanziaria di ciascuna Provincia, dovuta in larga parte alla poca formazione delle risorse amministrative, non consente a livello centrale di ricevere un corretto quadro per prendere le giuste decisioni”.
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Relazione intermedia – Momento di confronto per trovare le giuste soluzioni
Dopo 18/24 mesi dall’avvio del lavoro si è creato un momento di confronto interno con i professionisti che si occupavano del progetto insieme al Leadership Team della Congregazione. Questo ha prodotto un documento di revisione intermedia su obiettivi già raggiunti e una serie di goals da realizzare.
Noto che i bilanci erano in gran parte irrealistici, i conti effettivi che presentavano inesattezze e incoerenze nell’uso dei principi contabili e una mancanza di riconciliazione. Si è cercato di individuare le aree di debolezza per aumentare le capacità finanziarie all’interno della comunità per gestire un progetto così ampio.
Realizzare i nuovi obiettivi in un orizzonte temporale di altri 24 mesi dalla presentazione della review intermedia.
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Presentazione del Bilancio Consolidato delle Province
Dopo il sesto anno si è elaborato il primo bilancio consolidato di tutte le 19 Province in maniera automatizzata. Grazie ad un software specifico si è riusciti a elidere per la prima volta le partite infragruppo tra le province per tutti i trasferimenti intercorsi tra le stesse.
Il progetto ha consentito un minor tempo di elaborazione dei bilanci per le persone responsabili dei numeri e conseguente maggior tempo da dedicare all’analisi e alla comprensione degli stessi.
Un nuovo piano dei conti comune ha permesso di ottenere un bilancio consolidato più affidabile, in quanto, condividendo i criteri di riclassificazione, è stato possibile individuare con semplicità le partite infragruppo, oltre a fornire dei report leggibili in tutte le Province.
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Presentazione del Bilancio Consolidato dei Ministeri insieme alle Province
Nell’ultimo anno del progetto si è presentato il primo bilancio consolidato dell’intera Congregazione, comprendendo anche gli istituti scolastici e le attività dei ministeri.
Anche in questo caso, tramite anche l’utilizzo di un software specifico, si sono elise le partite infragruppo, ma anche all’interno delle singole Province.
Questo ha portato un enorme passo avanti nella comprensione delle informazioni contabili, non solo al Leadership Team, che ha potuto, finalmente, comprendere il risultato complessivo della Congregazione, ma anche a livello della singola Provincia, in quanto le Province leader sono state in grado di leggere correttamente i risultati del loro Paese, senza il rischio di duplicazioni di costi e ricavi, conseguenti alla duplicazione dei trasferimenti tra ministeri e comunità.
Risultati sbagliati portano a
SCELTE SBAGLIATE
Attuazione
Analisi dei costi – benefici della possibile implementazione del progetto
Ricerca di possibili cofinanziatori del progetto
Sviluppo e implementazione concreta del progetto
• Selezione Accounting software e tool per il processo di consolidamento;
• Individuazione di Province pilota per verificare la consistenza e l’adeguatezza del tool di accounting scelto per il progetto (Quickbooks);
• Creazione di un nuovo Piano dei Conti con criteri comuni per tutte le Province;
• Organizzazione di corsi di formazioni world wide, dove spiegare le basi della contabilità, il nuovo piano dei conti, nonché il nuovo accounting software per le religiose che si occupano della contabilità in modo tale da migliorare la loro confidenza e conoscenza negli strumenti su cui operare;
• Standardizzare il processo contabile per semplificare la gestione dei dati contabili a livello locale, ma soprattutto centrale
Obiettivi raggiunti
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1) Omogeneizzazione dei dati contabili
Prima dell’implementazione del progetto, ogni Provincia utilizzava dei propri criteri per la gestione della contabilità, quindi avere una visione d’insieme della Congregazione era pressoché impossibile. È stato necessario studiare le esigenze delle singole unità e strutturare un piano dei conti che fosse semplice da utilizzare, ma soprattutto inclusivo di tutte le voci utili alle diverse realtà. In questo modo si è creato un linguaggio comune con il quale il Generalato potesse comprendere i fatti contabili della singola Provincia, ma soprattutto potesse avere un’idea chiara dell’andamento della Congregazione nella sua interezza.
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2) Standardizzazione dei Processi
Molte Province utilizzavano decine di prospetti excel per elaborare i dati contabili. Questo comportava una grande possibilità di errori, non solo tecnici (errori nel riporto delle formule), ma anche nei collegamenti tra le voci di conto economico e quelle dello stato patrimoniale. Si sono, quindi, valutati diversi software di contabilità e, tra questi, è stato selezionato il software (Quickbooks) da implementare nelle diverse Province per standardizzare la tenuta della contabilità.
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3) Change management
Di pari passo con l’implementazione del piano dei conti e l’implementazione del software contabile più adeguato alle esigenze della Congregazione, è stato necessario ristrutturare il ruolo del responsabile amministrativo, non solo per imparare le novità introdotte, ma soprattutto per far assumere consapevolezza dell’importanza del ruolo. Si sono quindi tenuti corsi di formazione, tavole rotonde, condivisione di manuali e best practices in giro per il mondo. Creare le condizioni per migliorare la natura dei dati inseriti attraverso la formazione delle risorse interne.
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4) Completezza e accuratezza dei dati consolidati
Partendo da informazioni più accurate e ricevendo file standardizzati da tutte le Province, si è potuto procedere ad un consolidamento dei dati contabili. Al fine di presentare il risultato economico e finanziario della Congregazione in modo sempre più competo e accurato, si è proceduto alla selezione di un software che permettesse la costruzione di un bilancio consolidato chiaro e semplice da leggere, in modo da poter analizzare l’andamento, anche mediante comparazione con diverse annualità e con i budget dei diversi anni
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5) Implementazione di un sistema di controllo di gestione
Il progetto FMS ha davvero rivoluzionato l’approccio alla contabilità. Essa non consiste soltanto nel data entry. I numeri non sono solo la lista delle entrate e delle uscite, ma forniscono alla Provincia e alla Congregazione la chiave di lettura per capire cosa sta succedendo e cosa si può progettare (come ad esempio aprire una nuova scuola in questa Provincia, creare una missione umanitaria in quest’altra). Una contabilità ordinata, inoltre, consente facilmente di rendicontare le donazioni ricevute, anche per singolo progetto.
Conclusioni
Questo progetto ha consentito alla Congregazione di rinnovarsi per affrontare le sfide del cambiamento. Sono state create le basi per saper leggere in maniera semplice e accurata i numeri, per confrontare diversi periodi, cosicché il Leadership Team possa avere un quadro chiaro per sviluppare le proprie strategie di medio/lungo periodo.
Ci sono stati miglioramenti evidenti nella riduzione dei deficit tra le Province, nella rappresentazione corretta dei ricavi e dei costi, nella creazione di report specifici per i progetti sostenuti dagli sponsor.
Ma l’obiettivo più importante raggiunto è stata la consapevolezza. Consapevolezza del lavoro svolto dalle risorse amministrative, che non è solo data entry, ma è un compito a servizio della comunità. Consapevolezza della vita economica della Congregazione, della sua capacità di autosostenersi con la collaborazione di ciascuna Provincia. Consapevolezza della propria situazione patrimoniale e finanziaria, che non è solo la fotografia dei beni che si posseggono, ma è soprattutto la base di partenza, il sine qua non, per consentire al Leadership Team di strutturare la propria strategia di lungo periodo al servizio della propria missione.
“Ignoranti quem portum petat nullus suus ventus est” Seneca.