Il nostro team, collaborando con diverse entità religiose, sa bene quanto sia critica l’elaborazione dei dati contabili per le Congregazioni, ma anche quanto sia importante saper rappresentare correttamente le stesse transazioni in Paesi diversi, con valute differenti, ma con criteri condivisi, al fine di garantire un’omogeneità di approccio a ciascun evento. Il piano dei conti diventa il linguaggio comune per la rappresentazione contabile di eventi analoghi che accadono in diverse parti della Congregazione. L’armonizzazione dei principi contabili, tenendo ovviamente in debito conto le peculiarità di ciascun Paese, è un passo necessario per poter raggiungere tale obiettivo.

Fondamentale per raggiungere questo risultato è la creazione di un piano dei conti personalizzato secondo le esigenze dell’ente e in linea con i principi contabili dei paesi di appartenenza.

In particolare, un Focus specifico deve essere dedicato a:
• l’analisi dei conti come DONATIONS, GRANTS, SCHOLARSHIP, BEQUESTS, per monitorare separatamente le risorse ricevute dai donatori/sponsor esterni;

• l’individuazione delle soluzioni più adatte per la corretta registrazione dei Trasferimenti che avvengono tra le diverse realtà della stessa Congregazione, evitando, a livello consolidato, la duplicazione di costi e ricavi ed evidenziando l’eventuale supporto economico che la Congregazione fornisce alle singole realtà che la compongono.

La OverEagles può supportare le Congregazioni religiose nella scelta dell’Accounting Software  per identificare le soluzioni più idonee che permettano l’inserimento, la gestione e il monitoraggio dei dati contabili.

Si identificano prioritariamente strumenti che:
• consentono gli inserimenti in differenti valute mantenendo un criterio omogeneo di impostazione contabile;
• forniscono la totale sicurezza dei dati su piattaforme server certificate;
• permettono la fruizione in cloud dei dati, con la praticità di utilizzo in qualunque sede e su diversi tipi di devices.

L’implementazione dell’Admnistration Manual per una struttura religiosa è un’ottima pratica per definire correttamente le proprie procedure interne sulla contabilità e l’amministrazione.

Il manuale amministrativo è composto da varie sezioni e comprende tutti gli ambiti della parte finanziaria, contabile e amministrativa dell’Ente Religioso:
• Organigramma e definizione dei ruoli delle risorse degli uffici Centrali e Provinciali, individuando linee di coordinamento interno tra le strutture, nonché responsabilità e compiti di ciascuno;

• Definizione generale delle attività di coordinamento, dei documenti da predisporre e della loro gestione. Spiegazione di come utilizzare il piano dei conti con la creazioni di codici e note per ogni singola voce presente sia a livello patrimoniale sia a livello di conto economico;

• Definizione e spiegazione della procedura del Budget, delle procedure di controllo e di verifica interne, con una chiara individuazione delle tempistiche e dei modelli di documento da utilizzare per le varie scadenze annuali ed eventualmente extra template per relazioni finanziarie o di Real Estate.

L’efficienza dell’organizzazione consente un maggiore controllo dei rischi e crea le condizioni per redigere rendiconti economico/patrimoniali sempre più affidabili. La OverEagles fornisce servizi di consulenza specialistica di supporto ai processi di costruzione del Budget e all’analisi dei risultati:

• assistenza per l’implementazione del processo di budget come strumento di partenza tramite cui gli Enti religiosi vengono messi in condizione di avere una prospettiva sul proprio andamento futuro. Un corretto approccio a questa attività è necessario per indirizzare i comportamenti dell’ Ente religioso durante i periodi dell’esercizio. Per ottenere risultati soddisfacenti, infatti, è importante che il budget venga redatto con criterio e con il coinvolgimento attivo dei membri dell’ Ente religioso stesso;

• miglioramento della gestione/struttura contabile al fine di avere dati più accurati e credibili, confrontabili nel corso dell’esercizio con le stime di budget. Questo permetterà di avere una predisposizione di reportistica volta all’analisi dell’andamento della gestione corrente, un continuo monitoraggio sui progetti di investimento, il controllo delle spese sia a livello centrale sia a livello locale, per fornire una corretta visione d’insieme dell’ Ente religioso tale da supportare il processo decisionale.

• elaborazione di report specifici per rendicontare singoli progetti e fornire agli donatori/sponsor tutti i dati necessari relative alla realizzazione del progetto stesso.

Overeagles ha inoltre sviluppato le competenze per offrire la progettazione e implementazione dei processi di Internal Audit specifici per gli Enti Religiosi: creazione di servizi di compliance audit per determinare la conformità delle attività e dei processi interni in riferimento alla normativa vigente, procedure operative (come tesoreria & pagamenti), regolamenti e codici di condotta, individuazione dei rischi e delle debolezze del sistema di controllo interno.

Il Leadership Team, per poter prendere decisioni strategiche, necessita di una visione economica e patrimoniale complessiva della Congregazione. Il processo di aggregazione e consolidamento dei risultati delle diverse entità, che fanno capo alla stessa struttura, permette una visione unitaria di insieme ed è di grande supporto nell’indirizzare le scelte di missione e gli investimenti.

I consulenti della OverEagleas supportano le Congregazioni nella fase del processo di consolidamento. Per raggiungere questo obiettivo,  predispongono, se necessario,  un piano dei conti di consolidato e sono in grado di selezionare un adeguato software di consolidamento, al fine di automatizzare e renderne più accurata la gestione, riducendo il rischio di errore connesso ai tanti passaggi spesso manuali che le risorse amministrative in queste realtà si trovano di continuo ad affrontare.

Molto spesso le realtà delle Congregazioni hanno al proprio interno uno schema articolato, con realtà e missioni basate in diversi Paesi e operanti con differenti valute.

La nostra missione è trovare soluzioni per armonizzare realtà complesse, semplificare i processi, impostare un quadro contabile accurato, creando valore aggiunto per supportare il consolidamento dei numeri dei nostri clienti.